Vladin računovodstveni čuvar odbio je podržati revizirane račune fakulteta za policiju nakon ozbiljnih neuspjeha u projektu za zamjenu svojih HR-a i računovodstvenih sustava napustili su policijsku organizaciju nesposobnim da bi se u stanju pravilno upravljati svojim financijama.
Nacionalni ured za reviziju (NAO) utvrdio je da su fakultet za policiju u fazi policijskog izvrsnosti u policijskim snagama u Velikoj Britaniji, nailazio na probleme kada je “otišlo uživo” s novim računovodstvenim i platnim sustavima bez rješavanja “poznatih problema”.
Koledž policije – koji ima osoblje od 600 ljudi, uključujući službenike na sekundi – nije uspio u upravljanju prelaskom iz svog SAP-ove računovodstvene sustave na orokutni računovodstveni sistem zasnovan na domaćem uredu i novom dobavljaču platnog spiska, NAO je objavio ovu sedmicu.
Netačne informacije u financijskim sistemima na fakultetu nakon prelaska doveli su do prekomjernog trošenja od 1,3 miliona funti protiv budžeta za kućne kancelarije, kasno i nepotpuno isporuka svog godišnjeg izvještaja i izjava na NAO-u, te neuspjeh Koledža za susret sa zakonskim rokom za podnošenje računa za podnošenje računa.
Koledž nije imao vidljivost ili nadzor nad korisnicima koji su imali pristup Metisu, stvarajući rizik od neovlaštenog pristupa osjetljivim podacima o osjetljivim sistemom, potencijalnim prekršajima i ranjivosti podataka.
Nao-ov kontrola i generalni revizor, Gareth Davies, ove sedmice “odložio je” mišljenje o reviziji WatchDog-a o svojim financijskim izvještajima 2023-2024 nakon što nije u mogućnosti “dobiti dovoljno i odgovarajuće dokaze o tome da formiraju mišljenje”.
Do trenutka kada je NAO završio revizorski rad u februaru ove godine, fakultet nije mogao pružiti NAO-u sa dokazima potrebnim za potkrijepljenje 56% uzorka revizije.
Metis projekat
Neuspjehovi slijede Kolegijski potez rada policije da se pridruže Metisu projektu matične kancelarije, koji želi premjestiti državne službene usluge u Oracle Cloud u programu za smanjenje troškova i olakšavajući vladinim odjeljenjima da podijele podatke.
Koledž policije premještao je postojeće SAP IT sisteme u Oracle-bazirani Cloud Syx Cloud u oktobru 2023. godine, a istog dana prebacio je svoje platne sisteme iz CGI UK-a IT ograničen na novi dobavljač, zajedničke usluge povezane (SSCL).
Međutim, prema NAO-u, fakultet nije uspio provjeriti “liniju po liniji” da su transakcije na SAP sistemima preinačene i potpuno prenesene u Metis.
Fakultet za financijski tim za financiranje nije mogao proizvesti tačne zbirne figure financijskih transakcija u svom novom i prethodnom IT sistemu.
Do kraja godine bilo je “značajne zabrinutosti” o integritetu financijskih evidencija na fakultetu, koji su doprinijeli prekomjernoj naplati od 1,3 milijuna funti.
Problemi su pogoršani nedostatkom ljudi s pravom tehničkom i financijskom vještine. Koledž se oslanjao na samohranog osoblja – koji je preuzeo duljinu odsustva – za svoje znanje o svom SAP računovodstvenom sistemu, a član upravnog odbora nije bio kvalificirani računovodstvo.
“Pružanje uvjerenja o podacima premještenim u dva sustava bio je vrlo složen i dugotrajan,” Kolegij policije u svom godišnjem izvještaju. “Nao su IT revizori za reviziju takođe pronašli da postoje značajne upravljačke i kontrole slabosti koje proizlaze iz usvajanja samog Metisa, što je uticalo na integritet finansijskih podataka o fakultetu.”
Koledž nije moguće pristupiti podacima od dobavljača
Koledž policije otkrio je na svojim računima da je Metis vanjska služba podijeljena s drugim vladinim odjelima, to nije u stanju pristupiti “značajnom iznosu informacija” potrebnih za njenu 2023-24 financijsku reviziju.
NaO revizori otkrili su da ugovor o matičnoj kancelariji sa SSCL-om nije zahtijevao da davatelju usluga preda fakultetu za policiju na informaciju koje su potrebne za reviziju. To je dovelo do značajnih kašnjenja, dok je matični ured pregovarao o “zahtjev za promjene” na ugovor.
Revizori su morali čekati četiri mjeseca da se isporučuju sa podacima o platnim spiskovima iz SSCL-a, koji je dostavljen tek nakon što je fakultet za policiju natjerao službeni zahtjev za matičnu ured za podršku ubrzanju procesa.
Situacija je pogoršana nedostatkom resursa u malom financijskom timu, uključujući slobodna radna mjesta na ključnim postovima, a veći broj ljudi koji su odsutni zbog bolesti tokom razdoblja revizije.
Davies je u svojoj revizijskoj izjavi rekli da menadžeri na fakultetu za policiju nisu mogli osigurati “odgovarajuće dokaze” kako bi došli do zaključaka o tačnosti transakcija prije nego što su odobrili svoje financijske izvještaje za objavljivanje.
Oni uključuju troškove osoblja u iznosu od 52,8 miliona funti, gdje je funkcija platne liste obrisana na SSCL, trošenje 32 milijuna funti i prijavljene gotovinske i novčane ekvivalente u iznosu od 4 milijuna funti.
Promjene u ekipu Finance
Andy Marsh, fakultet za policijsku generaciju, izjavio je u izjavi koju je postigao značajne promjene u financijskom timu, uključujući dodatni neizvršni direktor i bivši revizorski partner koji se pridružio odboru za fakultet.
“Godine 2023. godine, na fakultetu je realizirao zamjenski finansijsko finansiranje i HR sistem, koji je predstavio niz izazova da precizno migriraju podatke i uvode nove procedure i procese, dok se promenu događala”, rekao je. “Nažalost, rezultiralo je da se podnose kasnih računa i prekomjernog proračuna.
“Novi finansijski sistem je sada u potpunosti implementiran i radi dobro”, rekao je Marsh, dodajući da bi mogao “uvjeriti javnost da će se naši sljedeći računi pravilno podnijeti”.
Međutim, u svom godišnjem izvještaju, fakultet je rekao da očekuje da će se otvaranje iz 2024-25 financijskih računa podnijeti kvalificiranoj reviziji – u kojem revizor izražava sumnju u aspekte financijskih izvještaja – kao što nisu provjereni.
Reklo je da će raditi na potpuno nekvalificiranom revizorskom mišljenju za svoje račune 2025-26.
Vremenska linija događaja
1. oktobra 2023. godine
Fakultet policije migrira iz svog SAP računovodstvenog sistema na Oracle-baoni računovodstveni sistem zasnovan na Oracleu koji koristi kućni ured.
Na fakultetu prenosi većinu svojih funkcija platne liste u SSCL, izvođač koji koristi Vlada. Plaće je prethodno vodio drugi izvođač, CGI UK je ograničen.
Koledž ne proveri na “linijskoj linijskoj osnovi” da su sve transakcije u SAP sistemu precizno i potpune prenesene u Metis.
1. oktobar 2023. do 31. marta 2424. godine
Fakultet za policijsko osoblje za finansije ne može pripremiti tačne podatke o upravljanju finansijama.
Koledž ne može proizvesti tačne agregatne figure transakcija u svojim novim i prethodnim financijskim IT sistemima.
Do kraja financijske godine postoje značajne zabrinutosti u vezi sa integritetom financijskih evidencija.
Loša vidljivost financija na fakultetu doprinosi kraju prekomjerne godine od 1,3 miliona funti.
20. novembra 2323
Pružatelj platnih lista SSCL govori o fakultetu za rad policije da ne može poduzeti vanjsku reviziju financijskih izvještaja na fakultetu jer to nije dio liste usluga koje je dogovorio matični ured.
24. novembra 2023. godine
SCCL prima formalni “zahtjev za promjenu” kako bi se omogućila vanjsku reviziju.
20. aprila
Kućni ured se ne može osloniti na računovodstvene evidencije o fakultetu za pripremu konsolidovanih financijskih izvještaja za 2023-24.
Koristi nerevidne brojeve sa 2022-23 računa na fakultetu kao proxy za 2023-24 račune na fakultetu.
20. avgusta
Pet mjeseci nakon završetka financijske godine, fakultet još uvijek obrađuje prilagodbe u svom financijskom položaju 2023-24.
Na fakultetu regrutira izvođače sa znanjem SAP-a i šefa finansija u pokušaju da popune praznine u njenom znanju o tome kako je radio svoj bivši SAP finansijski sistem. To je samo djelomično uspješno.
2. septembra 2024. godine
Fakultet za policijsku policiju nedostaje rok za podnošenje računa Comptroller i Generalnom revizora na NAO-u.
26. novembra 2024. godine
Koledž policije pruža NAO-u sa nacrtom godišnjeg izvještaja i računa koji su nedostajali ključni financijski podaci.
Januara 2025
Domaći ured sekundi kvalificirani računovođa nadgledati fakultet za policijsko financijsko odjeljenje, što je do ove točke nadgledalo neko bez računovodstvenih kvalifikacija.
2025. februara
Na fakultetu za policiju ne može pružiti dovoljno dokaza koji bi podržali 56% uzoraka uzoraka testiranih NAO revizora.
20. marta
Fakultet policijskog datoteka PDV vraća do 2024. decembra nakon što to nije moguće učiniti od 31. marta 2424. godine.
31. marta 2025
Fakultet za policiju unosi financijske kazne nakon što ne podnese svoje račune sa kućama kompanije.
1. aprila 2025
Koledž imenuje financije i komercijalnog direktora sa računovodstvenim kvalifikacijama za pokretanje ekipe za finansije. Prije toga, tim je vodio neko bez financijskih kvalifikacija.
25. aprila 2025
Koledž pruža NAO-u kompletnim godišnjim izvještajima i financijskim izvještajima.
2025. maja
Na fakultetu podnosi svoj povrat PDV-a za četvrtinu koja završava 31. marta 2025. godine.
2025. jula
Nao “odstupa” fakulteta za policijsko 2023-24 računa.